FINSYS DOCS
Un document est un élément vivant de l’entreprise. Il doit pouvoir être enrichi, diffusé, partagé aussi facilement qu’il doit être sécurisé. La disponibilité en temps réel du document est un facteur essentiel pour accroitre la compétitivité et la réactivité de votre structure.
Quelle qu’en soit sa taille, son secteur d’activité et son environnement de production éditique, FINSYS DOCS est la solution informatique qui vous convient le mieux.
Comment cela fonctionne ?
Le concept de classement est identique à celui du papier (Armoire/Dossier/Document). FINSYS DOCS vous garantie un classement dynamique de tous vos documents papiers ou bureautique ainsi que vos e-mail et fax.
La numérisation en masse des documents papier s’effectue depuis des scanners de production.
Tous les fichiers bureautiques (Word, Excel, courrier emails et divers spools PDF…) sont importés, classés et archivés manuellement ou automatiquement en prenant en compte la gestion de la DUA (durée d’utilité administrative) dans le serveur GED de FINSYS DOCS.
FINSYS DOCS facilite le rapprochement et la consultation des documents via un simple navigateur Web par recherches croisées (mots clé, date, type..) avec un accès sécurisé et personnalisé aux archives électroniques.
Un export portable sécurisé des documents sélectionnés s’effectue sur clé USB, CDR ou par messagerie.
FONCTIONNALITES FINSYS DOCS
- Numérisation assistée depuis l’interface
- Classement multicritères paramétrables
- Recherche rapide et consultation
- Importation et exportation
- Interfaçage avec les logiciels métiers
- Workflow
- Sécurité et confidentialité
Numérisation assistée depuis l’interface
La numérisation (avec les scanners) est bien encadrée pour éviter les erreurs et permettre de reprendre un travail interrompu.
FINSYS DOCS prend en charge la numérisation des documents papiers à faible volumétrie ou en masse (par lot) qui peuvent être visualisés à chaque étape afin de faciliter l’assemblage des pages, le vidéo-codage et l’indexation. Après validation de l’utilisateur les documents seront par la suite convertis aux formats (pdf, word, image…) et enregistrés au bon endroit sur le serveur GED de FINSYS DOCS afin d’éviter les erreurs complémentaires, il est possible d’automatiser la reconnaissance, l’archivage et l’indexation des fax et des e-mails.
Le vidéo codage :
L’ergonomie de vidéo-codage facilite l’indexation manuelle avec l’affichage du document durant l’indexation.
Classement multicritère
Dans le paramétrage d’un type de document, vous déterminez les critères contenus en vue de faciliter son exploitation. Au moment du classement d’un document, vous renseignez les champs de saisie qui correspondent aux critères de classement avec les index (mots clés, date…).
Recherche rapide et consultation
FINSYS DOCS « votre armoire magique » qui retrouve tout, est comme un fabuleux dressing … là où chaque vêtement est rangé à la bonne place, et à portée de main…
Avec FINSYS DOCS, chaque document sera rangé à la bonne place, et à portée de clic…
Grâce à son interface web ergonomique et sa charte de référencement, FINSYS DOCS vous garantie la rapidité et la simplicité de la recherche. Les critères de recherche peuvent être croisés (par type, date, mots clés, créateur, valideur…)
Importation et exportation
FINSYS DOCS est compatible avec tout type de document (word, excel, power point, image, code à barre, pdf…), grâce à son OCR la lecture et la conversion des documents est assurée.
L’ocerisation de document
L’OCR (optical character recognition ou reconnaissance optique de caractères) permet d’extraire à partir des images, des données textuelles. C’est en cela qu’il participe pleinement au processus de gestion électronique de documents. Avec FINSYS DOCS, la fonction est assurée en tâche de fond ce qui aboutira à un accès simplifié à vos documents par recherche plein texte et à une manipulation facilitée des documents.
Interfaçage avec les logiciels métiers
Complémentairement à ses fonctionnalités principales, FINSYS DOCS peut via son mapping de correspondance tous les logiciels métiers utilisés (comptabilité, finance, gestion, GRH…) ayants une base de donné accessible. Afin de garantir une meilleure visibilité des résultats, FINSYS DOCS vous offre la possibilité de générer des rapports quotidiens, mensuels ou annuels de vos donnés via Crystal Report.
Workflow
Le workflow, fonctionnalité incontournable de notre logiciel, FINSYS DOCS, répond principalement à des besoins de maîtrise de l’information.
Le but du workflow FINSYS DOCS est de faire circuler un document entre plusieurs personnes où chaque personne peut compléter une partie du document avec des droits spécifiques.
Faire valider un document par un responsable de service sans avoir besoin de l’imprimer (note de frais, demande de congés,..)
A chaque étape du workflow, les droits d’accès sur le document sont modifiés
A chaque étape du workflow il est possible d’effectuer des actions spécifiques (ex : envoi d’un mail, génération d’un nouveau document…)
La sécurité
FINSYS DOCS vous garantie un niveau élevé de sécurité via son système d’accédassions, vous pouvez gérer précisément les droits d’accès et de modification de chaque utilisateur.
Egalement avec FINSYS DOCS vous pouvez paramétrer les droits de création des types et des dossiers.
